Wie viele Servicekräfte Sie brauchen, hängt vor allem von der Serviceform ab. Beim gesetzten Menü rechnen Sie mit einer Servicekraft pro 10 bis 15 Gäste, beim Buffet mit einer pro 25 bis 30 Gäste. Die Bar zählt extra: Für Cocktails planen Sie einen Barkeeper pro 30 bis 50 Gäste, für reinen Bier- und Weinausschank einen pro 50 bis 80 Gäste. Von diesen Richtwerten aus passen Sie die Zahl an Ihren Ort, Ihre Laufwege und Ihren Ablauf an. Wie das für Hochzeit, Firmenfeier und Schützenfest konkret aussieht, rechnen wir unten durch.
Kurz gesagt
- Die Serviceform entscheidet: Ein gesetztes Menü braucht etwa doppelt so viele Servicekräfte wie ein Buffet.
- Bar und Theke zählen extra: Cocktails machen mehr Arbeit als Bier vom Fass. Darum brauchen Sie hier mehr Personal pro Gast.
- Ort und Wege gehören in die Rechnung: Outdoor-Flächen, Zelte und lange Wege zur Küche brauchen einen Puffer über die Richtwerte hinaus.
- Ersthelfer gehören zum Personal: Empfohlen sind mindestens 0,5 Ersthelfer pro 100 Besucher. Ab etwa 500 Besuchern ist meist ein Sanitätsdienst nötig.
- Bezahlt wird die Anwesenheit: Aufbau, Abbau und Zuschläge kommen zur reinen Servicezeit dazu.
Inhaltsverzeichnis
- Richtwerte: Servicekräfte pro Gast nach Serviceform
- Theke und Bar: die zweite Rechnung
- So rechnen Sie Ihren Personalbedarf aus
- Was die Zahl nach oben treibt: Ort, Wege und Spitzen
- Ersthelfer und Sicherheit: Personal, das nicht serviert
- Was Servicepersonal kostet
- Kellner oder Servicekraft: wo der Unterschied liegt
- Unsere Sicht aus dem Sauerland
- Theke, Zapfanlage und Personal aus einer Hand
- Häufige Fragen
- Quellen
Richtwerte: Servicekräfte pro Gast nach Serviceform
Die folgenden Werte sind in der Branche üblich und stammen aus einer Kalkulationshilfe für Event-Catering. Sie gelten für eingespieltes Personal und eine Location mit normalen Wegen.
| Serviceform | Servicekräfte | Bei 100 Gästen |
|---|---|---|
| Gesetztes Menü am Tisch | 1 pro 10–15 Gäste | 7–10 |
| Flying Buffet / Fingerfood | 1 pro 15–20 Gäste | 5–7 |
| Buffet | 1 pro 25–30 Gäste | 4 |
| Einfacher Stehempfang | 1 pro 30–50 Gäste | 2–4 |
| Bar mit Cocktails | 1 Barkeeper pro 30–50 Gäste | 2–4 |
| Bier- und Weinausschank | 1 pro 50–80 Gäste | 2 |
Warum die Spanne so groß ist: Beim gesetzten Menü bekommen alle Gäste jeden Gang gleichzeitig. Dafür muss das Team zur selben Minute an allen Tischen sein. Beim Buffet holen sich die Gäste das Essen selbst, und das Personal räumt ab, füllt nach und kümmert sich um die Getränke. Beim Stehempfang geht es vor allem darum, Tabletts zu tragen und Gläser einzusammeln.
Wählen Sie den unteren Wert der Spanne, wenn Ihnen der Service besonders wichtig ist, etwa bei der Hochzeit oder beim Kundenevent. Den oberen Wert nehmen Sie, wenn der Ablauf locker ist und niemand auf den nächsten Gang wartet.
Theke und Bar: die zweite Rechnung
Viele Veranstalter planen nur das Servicepersonal am Tisch und vergessen dabei die Theke. Dort entstehen aber die Schlangen, über die Gäste später noch reden. Die Theke rechnen Sie deshalb immer getrennt.
Cocktailbar: Ein guter Cocktail braucht Eis, mehrere Zutaten und etwas Zeit. Ein Barkeeper pro 30 bis 50 Gäste ist der Richtwert. Wenn direkt nach dem Essen alle gleichzeitig an die Bar kommen, ist der untere Wert die sichere Wahl.
Bier und Wein: Wird nur gezapft und eingeschenkt, schafft eine Person deutlich mehr. Hier reicht ein Mitarbeiter pro 50 bis 80 Gäste. Wichtig ist dafür eine Zapfanlage, die mit dem Andrang mithält. Wie Sie die Leistung berechnen, steht in unserem Ratgeber zur passenden Zapfanlage für Veranstaltungen.
Was dazukommt: Jemand muss Leergut zurückbringen, Fässer wechseln, Eis nachfüllen und Gläser spülen. Bei kleinen Feiern erledigt das das Thekenteam nebenbei. Ab etwa 150 Gästen lohnt sich eine eigene Kraft im Hintergrund. Wie viel Ihre Gäste ungefähr trinken, lesen Sie in unserem Beitrag zur Trinkmenge pro Gast. Weitere Richtwerte für die Theke finden Sie in der Checkliste für den Thekenservice.
So rechnen Sie Ihren Personalbedarf aus
- Höchste Gästezahl festlegen. Nehmen Sie die Zahl der Gäste, die zur vollsten Stunde gleichzeitig da sind, nicht die Zahl der Einladungen.
- Serviceform wählen. Schauen Sie in der Tabelle oben nach und teilen Sie die Gästezahl durch den passenden Wert.
- Theke getrennt rechnen. Cocktails oder Bier und Wein haben jeweils eigene Richtwerte.
- Hintergrund ergänzen. Rechnen Sie Leergut, Spülen und Nachschub ein, ab etwa 150 Gästen mit einer eigenen Kraft.
- Ort und Wege prüfen. Bei Zelt, Outdoor-Fläche oder Küche auf einem anderen Stockwerk kommt ein Puffer dazu, meist eine bis zwei Kräfte.
- Leitung einplanen. Ab etwa zehn Servicekräften braucht das Team eine Person, die koordiniert und selbst nicht dauernd am Tisch steht.
- Ersthelfer benennen. Legen Sie fest, wer im Notfall Erste Hilfe leistet (mehr dazu weiter unten).
Beispiel: Hochzeit mit 120 Gästen
Sie planen ein gesetztes Drei-Gänge-Menü, danach eine Cocktailbar und Bier vom Fass.
- Service am Tisch: 120 ÷ 10 bis 15 = 8 bis 12 Servicekräfte
- Cocktailbar: 120 ÷ 30 bis 50 = 3 bis 4 Barkeeper
- Hintergrund (Spülen, Leergut): 1 Kraft
- Leitung: 1 Person (kann bei 8 Servicekräften auch jemand aus dem Team übernehmen)
Insgesamt planen Sie also mit 12 bis 17 Personen. Nach dem Essen werden am Tisch weniger Leute gebraucht. Ein Teil des Teams kann dann an die Theke wechseln, wenn es dort eingewiesen ist. Damit sparen Sie Personal, ohne dass der Service schlechter wird.
Beispiel: Sommerfest einer Firma mit 250 Gästen
Das Essen kommt vom Buffet, dazu gibt es Bier, Wein und alkoholfreie Getränke an der Theke.
- Buffet: 250 ÷ 25 bis 30 = 9 bis 10 Servicekräfte
- Theke: 250 ÷ 50 bis 80 = 4 bis 5 Kräfte
- Hintergrund: 1 bis 2 Kräfte
- Ersthelfer: 250 × 0,5 ÷ 100 = 1,25, also mindestens 2 benannte Personen
Beispiel: Schützenfest mit 600 Besuchern
Schützenfeste laufen anders als eine Feier mit festen Plätzen. Die Leute kommen und gehen, und die meisten Getränke werden beim Einmarsch und nach dem Königsschuss bestellt. Nach dem Richtwert für Bier sind das 600 ÷ 50 bis 80 = 8 bis 12 Kräfte an der Theke. Dazu kommen Kräfte für Leergut und Fasswechsel. Planen Sie die Theke für die vollste Stunde, nicht für den Durchschnitt. Bei 600 Besuchern brauchen Sie außerdem fast immer einen professionellen Sanitätsdienst.
Was die Zahl nach oben treibt: Ort, Wege und Spitzen
Die Richtwerte gehen davon aus, dass die Wege kurz sind. Bei großen Locations oder Feiern im Freien sollten Sie deshalb immer einen Puffer einplanen. Zu viel Personal kostet zwar Geld. Zu wenig Personal merken Ihre Gäste aber sofort an der Wartezeit und an vollen Tischen.
Diese Punkte erhöhen den Bedarf:
- Lange Wege: Wenn die Küche in einem anderen Gebäude liegt oder die Theke am Ende einer Schützenhalle steht, braucht jede Runde länger.
- Mehrere Bereiche: Sektempfang im Garten, Essen im Saal, Bar im Zelt. Jeder Bereich braucht eigene Leute.
- Treppen und Engstellen: Mit vollen Tabletts kommt man über eine Wendeltreppe nur langsam voran.
- Wetter: Draußen müssen bei Regen die Wege überdacht sein. Bei Hitze wird mehr getrunken und öfter nachgefüllt.
- Programmpunkte: Rede, Eröffnungstanz oder Ehrungen sorgen danach für einen Ansturm an der Bar.
Auch die Location selbst macht einen Unterschied. In einem Club mit fester Bar und eigener Küche, wie bei Firmenevents im Musikclub, ist schon viel eingerichtet. Im Tagungshotel übernimmt das Haus oft einen Teil der Abläufe, wie diese Anleitung zum Firmenevent im Hotel organisieren zeigt. In einer leeren Halle oder auf einer Wiese bauen Sie dagegen alles selbst auf. Dann brauchen Sie mehr Personal für den Aufbau und kürzere Wege durch eine geschickte Aufstellung der Theken.
Können Fahrzeuge nah an die Theke heranfahren, spart das viel Zeit beim Nachschub. Worauf es dabei ankommt, steht in unserer Checkliste zur Fahrzeugzufahrt.
Ersthelfer und Sicherheit: Personal, das nicht serviert
Auch dieses Personal gehört in Ihre Rechnung, selbst wenn es keine Getränke ausgibt. Die Feuerwehr Remscheid empfiehlt in ihrer Handlungsempfehlung für Sanitätsdienste für Veranstaltungen unter 500 Besuchern mindestens 0,5 Ersthelfer pro 100 Besucher. Eine medizinische Ausbildung brauchen diese Personen nicht. Sie müssen aber namentlich benannt sein und wissen, wo der Verbandskasten und der Defibrillator liegen.
Ab etwa 500 Besuchern oder bei besonderen Gefahren ist meist ein professioneller Sanitätsdienst nötig. Die DGUV-Information Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen erklärt, wie Sie das organisieren. In größeren Versammlungsstätten oder wenn die Gefährdungsbeurteilung es ergibt, kann zusätzlich eine Brandsicherheitswache Pflicht sein.
Wie viel Sicherheitspersonal Sie genau brauchen, legen Ordnungsamt, Feuerwehr und Bauaufsicht Ihrer Gemeinde fest. Planen Sie ein Schützenfest, Dorffest oder Stadtfest mit mehreren hundert Besuchern, sprechen Sie früh mit dem Ordnungsamt Ihrer Stadt und der örtlichen Feuerwehr. Am besten noch bevor Sie Personal buchen. Ihre Servicekräfte sollten Sie übrigens nicht als Ersthelfer einplanen. Wer gerade 40 Gläser trägt, kann nicht gleichzeitig Erste Hilfe leisten.
Was Servicepersonal kostet
Auf die Kosten wirken drei Dinge, und alle drei werden oft zu niedrig angesetzt.
Der Lohn. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto pro Stunde. Zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Die Tarifvergütungen im Gastgewerbe, die das WSI sammelt, liegen je nach Tarifgruppe darüber, bei Führungskräften deutlich. Wer einen Dienstleister bucht, zahlt außerdem Sozialabgaben, Planung, Anfahrt und Ausstattung mit.
Die Anwesenheitszeit. Bezahlt wird die gesamte Zeit vor Ort, nicht nur die Stunden der Feier. Rechnen Sie mit 2 bis 3 Stunden für den Aufbau und 1 bis 2 Stunden für den Abbau. Aus sechs Stunden Feier werden so schnell neun bis elf Stunden pro Person.
Zuschläge. Viele Anbieter verlangen Aufschläge für Sonn- und Feiertage und für die Arbeit nach Mitternacht. Hochzeiten und Schützenfeste fallen oft auf genau diese Zeiten.
Achten Sie beim Vergleich der Angebote auch darauf, ob sich ein Anbieter an den Tarifen im Gastgewerbe NRW orientiert. Wer fair bezahlt, hat meist ein festes Team, und ein festes Team ist am Abend zuverlässiger. Was ein Getränkeservice insgesamt kostet, haben wir in unserem Beitrag zu den Kosten für Getränkeservice im Sauerland aufgeschlüsselt. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Trinkgeld üblich ist, lesen Sie unseren Beitrag zum Trinkgeld für Servicekräfte.
Kellner oder Servicekraft: wo der Unterschied liegt
Im Alltag werden beide Wörter oft gleich benutzt. Bei der Planung lohnt es sich aber, sie zu unterscheiden. Ein Kellner ist meist eine Fachkraft mit Ausbildung im Restaurantservice. Er kann ein Menü am Tisch servieren, Wein empfehlen und mehrere Tische gleichzeitig im Blick behalten. „Servicekraft“ ist der weitere Begriff. Dazu gehören auch Leute, die abräumen, Getränke ausgeben, das Buffet auffüllen oder Gäste an der Garderobe empfangen.
Für die Planung heißt das: Beim gesetzten Menü brauchen Sie geschulte Kräfte, die den Ablauf kennen. Beim Buffet, an der Garderobe oder beim Leergut reichen gut eingewiesene Helfer. Mischen Sie beides passend, dann wird es günstiger, ohne dass die Gäste etwas merken. Wichtig ist nur, dass an jedem Platz jemand steht, der weiß, was er tut.
Unsere Sicht aus dem Sauerland
Bei Hochzeiten, Schützenfesten und Firmenfeiern sehen wir immer wieder: Die Zahl der Servicekräfte ist wichtig, aber die Erfahrung des Teams ist es noch mehr. Acht Leute, die schon oft zusammen gearbeitet haben, schaffen mehr als zwölf, die sich am Abend zum ersten Mal sehen. Darum arbeiten wir mit einer eigenen, eingespielten Mannschaft und nicht mit Aushilfen, die für jeden Termin neu zusammengesucht werden.
Aus der Praxis haben wir drei Empfehlungen. Schauen Sie sich die Location vorher an, am besten zusammen mit dem Dienstleister. Nur dann sieht man, wie weit die Theke vom Kühlwagen entfernt ist und wo es eng wird. Planen Sie zweitens für die vollste Stunde, nicht für den Durchschnitt. Und schreiben Sie vorher fest, wer was macht. Wer zapft, wer räumt ab, wer kümmert sich um Fässer und Leergut? Wenn das klar ist, braucht man oft weniger Leute als gedacht.
Wir kennen viele Hallen, Zelte und Festwiesen in der Region. Diese Erfahrung fließt in jedes Angebot ein. Wir betreuen Ihre Feier von der Planung bis zum Abbau und richten uns dabei nach Ihren Wünschen, nicht nach einem festen Schema.
— Mustafa
Theke, Zapfanlage und Personal aus einer Hand
Sie müssen Ihre Servicekräfte nicht selbst zusammensuchen. Wir bieten Getränkeservice mit Zapfanlage und Servicepersonal für Feiern im Sauerland und in Südwestfalen. Auch einen Thekenservice mit eigener Mannschaft können Sie bei uns buchen. Für Vereine haben wir einen eigenen Getränkeservice fürs Schützenfest, für Brautpaare den Thekenservice für Hochzeiten.
Für die Cocktailbar mit Bambustheke gibt es feste Pakete: 50 Cocktails für 425 €, 100 Cocktails für 800 €, 150 Cocktails für 1.125 € und 200 Cocktails für 1.400 €. Die Details finden Sie auf der Seite zur mobilen Cocktailbar. Wie wir uns in Ihren Ablauf einfügen, beschreibt unser Beitrag zum Ablauf des Getränkeservice.
Häufige Fragen
Wie viele Gäste kann ein Kellner bedienen?
Das hängt von der Serviceform ab. Beim gesetzten Menü schafft ein Kellner 10 bis 15 Gäste, beim Buffet 25 bis 30 und beim einfachen Stehempfang 30 bis 50. Sind die Wege lang oder gibt es viele Gänge, rechnen Sie mit dem unteren Wert.
Wie viele Servicekräfte brauche ich für 100 Gäste?
Für ein gesetztes Menü brauchen Sie etwa 7 bis 10 Servicekräfte, für ein Buffet rund 4. Dazu kommen 2 bis 4 Barkeeper bei Cocktails oder etwa 2 Kräfte an der Theke für Bier und Wein. Mit Hintergrund und Leitung landen Sie bei einer Hochzeit mit Menü meist bei 10 bis 15 Personen.
Wie viele Ersthelfer sind bei Veranstaltungen notwendig?
Empfohlen sind mindestens 0,5 Ersthelfer pro 100 Besucher. Bei 300 Gästen sind das also mindestens zwei Personen. Ab etwa 500 Besuchern ist meist ein professioneller Sanitätsdienst nötig. Was genau bei Ihnen gilt, sagen Ihnen das Ordnungsamt und die Feuerwehr vor Ort.
Muss ich Aufbau und Abbau mitbezahlen?
Ja. Bezahlt wird die ganze Zeit, die das Personal vor Ort ist. Rechnen Sie mit 2 bis 3 Stunden für den Aufbau und 1 bis 2 Stunden für den Abbau, dazu kommen eventuell Zuschläge für Sonntag, Feiertag oder die Zeit nach Mitternacht.
Quellen
- B2B-Travel: Event-Catering kalkulieren
- Feuerwehr Remscheid: Handlungsempfehlung Sanitätsdienste
- DGUV: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen
- Bundesregierung: Mindestlohn 2026
- WSI: Tarifvergütungen nach Branchen
- DEHOGA NRW: Tarife und Löhne