Drei Angaben reichen für ein erstes verbindliches Angebot: Datum, Veranstaltungsort und die voraussichtliche Gästezahl, getrennt nach Erwachsenen und Kindern. Dazu kommen die gewünschten Leistungen, etwa Zapfanlage, mobile Bar oder Servicepersonal. Aus diesen Angaben lassen sich Personalbedarf, Getränkemengen und Technikaufwand ableiten, und ein erstes Preisbild steht meist noch am selben Tag. Jugendschutz, Strom und Kühlung sollten Sie schon jetzt mitdenken, nicht erst kurz vor dem Fest.
Kurz gesagt:
- Für ein verbindliches Angebot sind Datum, Veranstaltungsort und Gästezahl getrennt nach Erwachsenen und Kindern erforderlich.
- Die Getränkemenge richtet sich nach Richtwerten von 0,7 bis 0,9 Liter Bier pro Person sowie 0,2 bis 0,35 Liter Wein und 0,3 bis 0,5 Liter Wasser in sechs Stunden.
- Frühzeitige Planung von Strom, Kühlung und Technik ist notwendig, um Engpässe bei Strombedarf und Kühlkapazitäten zu vermeiden.
- Für Alkoholausschank gelten gesetzliche Altersgrenzen, bei Jugend- und Ortssachen sollte vorab geprüft werden, ob eine Genehmigung notwendig ist.
- Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt sich eine detaillierte Ablauf- und Zeitplanung sowie Angebote, die alle Posten transparent auflisten.
- ✓Professioneller Getränkeservice
- ✓Frische Cocktails an der Bambustheke
- ✓Unterstützung von der Planung bis zur Durchführung
- ✓Anpassung an Ihre Kundenwünsche
Inhaltsverzeichnis
- Checkliste für die Anfrage an den Thekenservice
- Getränkeplanung: Richtwerte, Puffer und Gebindeempfehlungen
- Logistik und Technik: Strombedarf, Zapfanlage und Sicherheit
- Personal und Rechtliches: Jugendschutz und Genehmigungen
- Ablaufplanung: Zeitplan von Aufbau bis Abbau
- Budget: Kostentreiber erkennen und Angebote vergleichen
- Praxis-Perspektive: Was Veranstalter oft unterschätzen
- Wie Frankies Eventservice Ihren Thekenservice umsetzt
- FAQ
- Quellen
Checkliste für die Anfrage an den Thekenservice
Ein backfertiges Angebot braucht mehr als nur das Datum. Wer von Anfang an vollständige Angaben liefert, bekommt ein Angebot, das sich wirklich mit anderen vergleichen lässt, und spart sich Rückfragen in letzter Minute.
- Termin und Uhrzeiten: Aufbau, Beginn, Ende und Abbau, nicht nur das Datum.
- Ort: vollständige Adresse, drinnen oder draußen, Zufahrtswege und Stellflächen für Lieferfahrzeuge.
- Gästezahl getrennt nach Erwachsenen und Kindern, dazu der Anlass und das erwartete Trinkverhalten.
- Gewünschte Leistungen: welche Getränkearten, ob Zapfanlage oder Cocktailbar, wie viel Servicepersonal und ob ein Kassensystem oder Bon-System gewünscht ist.
- Technik und Logistik: vorhandene Stromanschlüsse, bestehende Kühlmöglichkeiten, Platz für Müll und Leergut sowie Rückgabeoptionen für nicht verbrauchte Ware.
Je genauer diese Punkte schon in der Anfrage stehen, desto schneller lässt sich ein realistisches Angebot kalkulieren. Ein Schützenfest mit wechselndem Wetter braucht eine andere Planung als eine Firmenfeier in einer Halle, auch wenn die Gästezahl gleich ist.
Getränkeplanung: Richtwerte, Puffer und Gebindeempfehlungen
Ohne eine ungefähre Mengenplanung wird jedes Angebot zur Schätzung. Als Ausgangsbasis dienen DEHOGA-basierte Richtwerte, die für eine sechsstündige, gemischte Feier etwa 0,7 bis 0,9 Liter Bier pro Person vorsehen, dazu 0,2 bis 0,35 Liter Wein und 0,3 bis 0,5 Liter Wasser.
0,7 bis 0,9 Liter Bier pro Person gelten laut DEHOGA-Richtwerten als Orientierung für sechs Stunden Feier. Das bedeutet: Bei 100 Gästen ergeben sich daraus mehrere volle Kästen oder ein kleines Fass Bier.
Wetter und Anlass verschieben diese Zahlen deutlich. An heißen Tagen steigt der Bedarf an Wasser und Softdrinks nach Angaben des Getränkerechners merklich, während ein Sektempfang oder eine Kaffeestation eigene Mengenrechnungen braucht.
- Es wird empfohlen, einen Puffer einzuplanen, um Unterversorgung bei längeren Feiern zu vermeiden.
- Ab einem höheren Bierbedarf lohnt sich die Prüfung einer eigenen Zapfanlage statt einzelner Kästen.
- Rückgabekonditionen mit dem Lieferanten vorher klären, dann kostet eine Überbestellung nicht unnötig Geld.
- Kühlkapazität realistisch einschätzen: Kühlwagen oder Kühlzellen brauchen eigene Laufwege, damit der Service nicht ins Stocken gerät.
Getränkerechner wie dorf-event bieten dafür mehrere Szenarien an, etwa vorsichtig, realistisch und gut besucht, was gerade bei offenen Konzepten wie Straßenfesten eine verlässlichere Grundlage liefert als eine einzelne Pauschalzahl.
Logistik und Technik: Strombedarf, Zapfanlage und Sicherheit
Eine Zapfanlage, Kühlgeräte und Beleuchtung brauchen zusammen oft mehr Strom, als ein normaler Hausanschluss liefert. Der IGVW-Praxisleitfaden für mobile elektrische Anlagen empfiehlt deshalb, frühzeitig einen Netzverteilungsplan zu erstellen und die Vor-Ort-Bedingungen genau zu erfassen, bevor irgendetwas angeschlossen wird.
Wichtig ist dabei die Aufgabentrennung: Elektrotechnisch unterwiesene Personen dürfen einfache Anschlüsse prüfen, komplexere Arbeiten gehören laut demselben Leitfaden in die Hände einer Elektrofachkraft.
- Netzverteilungsplan vor der Veranstaltung erstellen, nicht erst beim Aufbau improvisieren.
- Leitungen vor dem Anschluss prüfen, Querschnitte passend zur Last wählen und Potenzialausgleich beachten.
- Schankanlagen in festen Abständen reinigen und Leergut von Anfang an über einen klaren Rückgabeweg führen.
- Generatoren nur an lärmgeschützten Stellen aufstellen, mit ausreichendem Abstand zu Gästebereichen.
- Kabel so verlegen, dass Fluchtwege frei bleiben, und Brandschutzfragen vorher mit dem Veranstaltungsort klären.
Profi-Tipp: Fragen Sie beim Thekenservice gezielt nach einem Netzverteilungsplan für Ihre Veranstaltung, das zeigt sofort, ob die Stromplanung durchdacht ist.
Wer mehr zum konkreten Strombedarf einer mobilen Bar wissen will, findet eine eigene Checkliste zum Anschluss. Auch die Getränkekühlung verdient eine eigene Betrachtung, dazu gibt es einen Leitfaden zur Kühllogistik.
Personal und Rechtliches: Jugendschutz und Genehmigungen
Beim Ausschank von Alkohol trägt der Veranstalter Verantwortung, nicht nur das Servicepersonal. Nach §9 Jugendschutzgesetz dürfen Bier, Wein und Sekt an Jugendliche unter 16 Jahren grundsätzlich nicht ausgegeben werden, außer in Begleitung der Eltern. Branntweinhaltige Getränke sind bis 18 Jahren tabu, ganz ohne Ausnahme.
- Einen festen Ansprechpartner für Jugendschutz am Ausschank benennen und sichtbar kennzeichnen.
- Personal vor Dienstbeginn schulen, damit Ausweisbetrug erkannt wird und Altersgrenzen eingehalten werden.
- Aushänge zum Jugendschutz gut sichtbar platzieren, nicht versteckt hinter der Theke.
- Bei gewerblichem Ausschank rechtzeitig prüfen, ob eine Gaststättenunterrichtung oder Gewerbeanzeige bei der zuständigen IHK notwendig ist.
Eine ausführliche Checkliste zu Ausweiskontrolle und Aushängen gibt es separat, verlinkt in der Jugendschutz-Checkliste für Veranstalter. Lokale Genehmigungen unterscheiden sich je nach Gemeinde, daher lohnt sich ein kurzer Anruf beim Ordnungsamt, bevor die Planung zu weit fortgeschritten ist.
Ablaufplanung: Zeitplan von Aufbau bis Abbau
Ein durchdachter Zeitplan verhindert, dass Technik, Service und Nachbereitung sich gegenseitig blockieren. Die Reihenfolge bleibt bei den meisten Veranstaltungen ähnlich, nur die Dauer der einzelnen Phasen verschiebt sich je nach Gästezahl.
- Anlieferung von Theke, Getränken und Technik, meist einige Stunden vor Beginn.
- Aufbau der Zapfanlage oder Cocktailbar inklusive Stromanschluss.
- Funktionstest von Kühlung, Zapfhahn und Beleuchtung vor Gästeeinlass.
- Öffnung und reguläre Servicephase mit laufender Beobachtung der Stoßzeiten.
- Abbau nach Veranstaltungsende, inklusive Leergutrückgabe und Reinigung der Schankanlage.
Die Serviceleitung behält während der Veranstaltung den Überblick über Nachschub und Personal, während eine zweite Person für Entsorgung und Leergut zuständig ist. Am Ende gehört ein kurzes Übergabeprotokoll dazu, das Reinigung und eventuelle Schäden dokumentiert.
Budget: Kostentreiber erkennen und Angebote vergleichen
Die größten Posten in einer Kalkulation sind meist Personalstunden, Getränke, Anfahrt, Equipmentmiete und Reinigung. Manche Anbieter rechnen pauschal pro Veranstaltung ab, andere stellen jeden Posten einzeln in Rechnung, was Angebote auf den ersten Blick schwer vergleichbar macht.
- Prüfen Sie, ob Auf- und Abbau bereits in der Pauschale enthalten sind oder separat berechnet werden.
- Fragen Sie nach einer Versicherung für Technik und Personal, nicht jeder Anbieter hat das automatisch dabei.
- Paketangebote wie feste Cocktailmengen erleichtern die Kalkulation, besonders bei überschaubaren Gästezahlen.
- Achten Sie auf versteckte Gebühren wie Anfahrtspauschalen außerhalb des üblichen Einsatzgebiets.
Wer mehrere Angebote nebeneinander legt, sollte immer dieselben Leistungen vergleichen, sonst wirkt das günstigste Angebot schnell teurer als gedacht, sobald Reinigung oder Abbau nachträglich dazukommen.
Praxis-Perspektive: Was Veranstalter oft unterschätzen
Viele Veranstalter unterschätzen, wie stark Wetter und Kühlketten das Ergebnis beeinflussen, selbst wenn Getränkemengen und Personal perfekt geplant sind. Ein warmer Nachmittag kann den Wasserbedarf binnen Stunden nach oben treiben, während eine schlecht geplante Stromverteilung die ganze Zapfanlage zum Stillstand bringt. Aus der Arbeit im Sauerland zeigt sich immer wieder: Die Theorie auf dem Papier und die Realität beim Aufbau liegen oft näher beieinander, wenn vorher genau nachgefragt wird, statt sich auf grobe Schätzungen zu verlassen.
— Mustafa
Wie Frankies Eventservice Ihren Thekenservice umsetzt
Das Unternehmen übernimmt Getränkeservice und Zapfanlagen für Hochzeiten, Schützenfeste und Firmenfeiern, inklusive mobiler Cocktailbar mit Bambustheke und Servicepersonal vor Ort. Statt sich durch mehrere Anbieter zu telefonieren, reicht eine Anfrage mit den Angaben aus der Checkliste oben, Datum, Ort, Gästezahl und gewünschte Leistungen.
- Mobile Cocktailbar mit Paketen für 50, 100, 150 oder 200 Cocktails, Preise ab 425 € für das kleinste Paket, einsehbar auf der Produktseite.
- Thekenservice mit eigener Mannschaft für größere Feiern, Preis auf Anfrage über die Serviceübersicht.
- Ergänzend lassen sich Fingerfood-Module von Partnern wie der Dorfbäckerei Ackermann dazubuchen, wenn neben Getränken auch ein kleiner Imbiss gewünscht ist.
Wer jetzt plant, kann die Anfrage direkt über die Angebotsseite stellen und bekommt ein individuelles Angebot zurück.
FAQ
Welche Angaben braucht ein Thekenservice für ein Angebot?
Ein Thekenservice benötigt Datum, Ort und die voraussichtliche Gästezahl, getrennt nach Erwachsenen und Kindern, um Personal und Getränkemenge zu kalkulieren. Zusätzlich helfen Angaben zu den gewünschten Leistungen wie Zapfanlage oder Cocktailbar, um ein konkretes Angebot zu erstellen.
Wie viele Getränke braucht man pro Person bei einer Feier?
Als Richtwert gelten bei einer sechsstündigen Feier etwa 0,7 bis 0,9 Liter Bier pro Person, dazu 0,2 bis 0,35 Liter Wein und 0,3 bis 0,5 Liter Wasser. Diese Werte sollten je nach Wetter und Anlass angepasst werden, ein Puffer von 10 bis 15 Prozent ist üblich.
Ab wann braucht man eine Gaststättenunterrichtung für Alkoholausschank?
Eine Gaststättenunterrichtung wird relevant, sobald gewerblich Alkohol ausgeschenkt wird, die genauen Voraussetzungen klärt die zuständige IHK im Vorfeld. Private Feiern ohne gewerblichen Verkauf fallen meist nicht unter diese Pflicht, eine kurze Rückfrage beim Ordnungsamt schafft Klarheit.
Welche Altersgrenzen gelten beim Ausschank von Alkohol?
Nach §9 Jugendschutzgesetz dürfen Bier, Wein und Sekt an unter 16-Jährige nur in Begleitung der Eltern ausgegeben werden. Branntweinhaltige Getränke sind bis 18 Jahren grundsätzlich verboten, ohne Ausnahme.
Was kostet eine mobile Cocktailbar für eine Veranstaltung?
Bei Frankies Eventservice kostet das Paket mit 50 Cocktails 425 €, das Paket mit 200 Cocktails liegt bei 1400 €, Details stehen auf der Produktseite. Zwischenstufen mit 100 oder 150 Cocktails sind ebenfalls verfügbar.
Quellen
- Eventplaner
- IGVW Praxisleitfaden: Planung und Errichten mobiler elektrischer Anlagen
- Getränkerechner für Veranstaltungen | dorf-event