Bei kleinen, rein privaten Feiern ist Selbst-Ausschenken oft ausreichend. Bei größeren Veranstaltungen, rechtlichen Ausschankpflichten oder dem Wunsch nach Profi-Service lohnt sich ein Catering eher. Entscheidend sind drei Fragen: Brauchen Sie überhaupt eine Erlaubnis, wie viele Gäste kommen, und wer trägt am Ende die Haftung, wenn etwas schiefgeht?
Kurz gesagt:
- Ob eine Erlaubnis nötig ist, hängt vom Veranstaltungsrahmen ab; reines Catering ohne Alkoholausschank bleibt oft erlaubnisfrei, erfordert aber eine Gewerbeanmeldung und Hygienevorschriften.
- Bei alkoholischem Ausschank muss auf Verlangen ein alkoholfreies Getränk angeboten werden, das je Liter nicht mehr kostet als das günstigste alkoholische Getränk.
- Bei bestimmten alkoholischen Getränken müssen Ausschenkende die Altersgrenzen des Jugendschutzgesetzes beachten und im Zweifel das Alter der Gäste kontrollieren können.
- Für 30 Personen dienen 15 bis 25 € pro Kopf beim Selbstausschank nur als grobe Orientierung; Zapfanlage und Kühlung kommen möglicherweise hinzu.
- Warme Speisen müssen bis zum Verzehr mindestens 60 Grad heiß bleiben; ausschenkende und servierende Personen brauchen außerdem Gesundheitsbelehrungen sowie dokumentierte Unterweisungen.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Genehmigungen, Vorschriften und Jugendschutzregeln gelten beim Ausschank?
- Wie Sie Kosten realistisch einschätzen: Einkauf versus Catering-Pauschale
- Logistik und Personal: Was muss organisiert werden?
- Hygieneanforderungen bei Getränken und Speisen
- Praktische Entscheidungs-Checkliste: 7 Fragen zum Abhaken
- Praxisblick: Wann sich die Buchung eines Getränkeservices lohnt
- Was die Entscheidung wirklich bestimmt
- So buchen Sie Ihren Getränkeservice bei uns
- FAQ
- Quellen
Welche Genehmigungen, Vorschriften und Jugendschutzregeln gelten beim Ausschank?
Wer alkoholische Getränke ausschenkt, muss nach § 6 GastG auf Verlangen auch mindestens ein alkoholfreies Getränk anbieten, und dieses darf pro Liter nicht teurer sein als das günstigste alkoholische Getränk. Das gilt für private Feiern genauso wie für Vereinsfeste, und wer es ignoriert, riskiert bei einer Kontrolle Ärger.
Ob Sie überhaupt eine Gaststättenerlaubnis brauchen, hängt vom Rahmen der Veranstaltung ab. Laut dem IHK-Merkblatt zu erlaubnispflichtigen Gewerben ist der Ausschank von Alkohol grundsätzlich erlaubnispflichtig, während reines Catering ohne Alkoholausschank oft erlaubnisfrei bleibt, aber trotzdem eine Gewerbeanmeldung und bestimmte Hygienevorschriften verlangt.
Beim Jugendschutz gilt § 9 JuSchG: Bestimmte alkoholische Getränke dürfen nicht an Kinder und Jugendliche abgegeben werden, und wer ausschenkt, muss das Alter im Zweifel kontrollieren können.
Wichtig für die Praxis:
- Alkoholfreie Alternative anbieten, die nicht teurer als das billigste alkoholische Getränk ist
- Vor der Veranstaltung klären, ob eine Erlaubnis oder Anmeldung nötig ist
- Personal auf Alterskontrolle vorbereiten, besonders bei Festen mit jungen Gästen
- Gesundheitsbelehrungen für ausschenkendes Personal rechtzeitig einholen
Wie Sie Kosten realistisch einschätzen: Einkauf versus Catering-Pauschale
Beim Selbst-Ausschenken zahlen Sie für mehr als nur die Getränke. Dazu kommen Kühlung, Gläser oder Einweggeschirr, Helferverpflegung und oft eine geliehene Zapfanlage. Catering-Angebote bündeln das in einer Pauschale, die aber häufig Anfahrt, Servicepersonal und Mindestabnahmemengen enthält.
- Getränkeeinkauf: wichtigster Posten beim Selbst-Ausschenken, stark abhängig von Auswahl und Menge
- Kühlung und Logistik: Kühlwagen, Eis, Transport, oft unterschätzt
- Gläser, Becher, Entsorgung: wiederkehrende Kosten, die sich bei größeren Gästezahlen summieren
- Helfer: entweder bezahlt oder als Gefallen organisiert, beides kostet Zeit in der Koordination
- Catering-Pauschale: deckt meist Getränke, Personal und Technik in einem Preis ab
Ein Beispiel zur Orientierung: Für 30 Personen kalkulieren manche mit groben Richtwerten von etwa 15 bis 25 Euro pro Kopf bei reinem Selbst-Ausschenken, je nach Getränkeauswahl, plus einmalige Kosten für Zapfanlage und Kühlung. Diese Zahl ist eine illustrative Faustgröße, keine feste Marktangabe, und schwankt stark mit Region und Getränkeart. Unseren Getränkeplan für Hochzeiten können Sie als Ausgangspunkt für eine eigene Mengen- und Kostenrechnung nutzen.
Catering wird oft wirtschaftlicher, sobald Zeitaufwand und Haftungsrisiko mitgezählt werden: Sie sparen Planungsstunden und geben Verantwortung für Hygiene und Ausschank ab.
Logistik und Personal: Was muss organisiert werden?
Ob Sie selbst ausschenken oder einen Dienstleister briefen: Die Grundfragen bleiben gleich. Zapfanlage, Kühlsysteme, Thekenaufbau, Stromversorgung und Entsorgung müssen vor dem ersten Gast stehen.
- Zapfanlage und Kühlung rechtzeitig reservieren, besonders in der Hochsaison
- Thekenaufbau und Stromanschluss vorab mit dem Veranstaltungsort klären
- Entsorgungskonzept für Flaschen, Becher und Reste festlegen
- Pausenregelung für Helfer einplanen, damit die Theke nie unbesetzt ist
Als Faustregel braucht es etwa eine Servicekraft pro einige Dutzend Gäste, abhängig davon, ob eine Cocktailbar oder nur ein einfacher Thekenservice läuft. Mehr zur Kühlung und Technik finden Sie in unserem Leitfaden zur Getränkekühlung.
Profi-Tipp: Planen Sie den Aufbau mindestens zwei Stunden vor Einlass ein, damit Kühlung und Zapfanlage vor dem ersten Ansturm eingespielt sind.
Wenn Sie stattdessen einen Caterer briefen, fragen Sie konkret nach Personalanzahl pro Gästezahl, Ausschankzeiten und wer für Auf- und Abbau zuständig ist. Einen vollständigen Ablaufplan zeigt unser Beitrag zum Getränkeservice-Ablauf.
Hygieneanforderungen bei Getränken und Speisen
Wer warme Speisen anbietet, sollte sie laut einer Pressemitteilung des BVL bis zum Verzehr bei mindestens 60 Grad heißhalten, um lebensmittelbedingte Risiken zu reduzieren, besonders bei empfindlichen Gästegruppen wie Kindern oder älteren Menschen.
Für Personal, das Getränke oder Speisen ausgibt, sind Gesundheitsbelehrungen und dokumentierte Unterweisungen vorgeschrieben. Auch Allergenkennzeichnung gehört dazu, sobald Speisen im Spiel sind.
- Warme Speisen durchgängig bei mindestens 60 Grad halten
- Gesundheitsbelehrung für alle ausschenkenden und servierenden Personen einholen
- Allergene bei Speisen kennzeichnen, besonders bei Buffets
- Dokumentation der Unterweisungen griffbereit halten
Ein erfahrener Caterer bringt diese Nachweise meist schon mit, was bei größeren oder öffentlichen Feiern einen spürbaren Unterschied macht.
Praktische Entscheidungs-Checkliste: 7 Fragen zum Abhaken
Bevor Sie sich festlegen, gehen Sie diese Punkte einmal durch.
- Wie viele Gäste kommen, und welche Altersstruktur hat die Runde?
- Welche Budgetobergrenze haben Sie pro Kopf oder insgesamt?
- Ist Infrastruktur wie Strom, Kühlung und Thekenfläche vor Ort vorhanden?
- Wie viel Zeit können Sie realistisch in Planung und Durchführung stecken?
- Wie viel Risiko bei Haftung und Hygiene sind Sie bereit zu tragen?
- Wünschen Sie ein professionelles Erlebnis, etwa eine Cocktailbar statt einer einfachen Theke?
- Haben Sie genug verlässliche Helfer, oder brauchen Sie externe Unterstützung?
Wer bei mehreren dieser Punkte zögert, besonders bei Gästezahl, Haftung und Zeitaufwand, fährt mit einem Teil-Catering oft sicherer als mit einer vollständigen Eigenorganisation. Auch eine Kombination ist möglich: Getränke selbst organisieren, aber die Theke von Profis besetzen lassen. Mehr Entscheidungshilfen bietet unser Beitrag zur Wahl des richtigen Getränkeservice-Modells.
Praxisblick: Wann sich die Buchung eines Getränkeservices lohnt
Wir bieten Thekenservice, Zapfanlage und mobile Cocktailbar für verschiedene Anlässe an. Bei kleineren Runden reicht häufig ein einfaches Cocktailbar-Paket, bei größeren Feiern empfiehlt sich oft ein umfassender Thekenservice mit eigenem Personal und Technik.
Was die Entscheidung wirklich bestimmt
Die meisten Ratgeber zu diesem Thema listen Vor- und Nachteile auf, als wäre es eine reine Geschmacksfrage. Das greift zu kurz. Die eigentliche Weichenstellung liegt selten beim Geld, sondern bei Haftung und Zeit: Wer Alkohol ausschenkt, trägt rechtliche Pflichten nach GastG und JuSchG, ob mit zehn oder hundert Gästen.
Unterschätzt wird oft der Zeitaufwand für Kühlung, Nachschub und Entsorgung während der Feier selbst, nicht nur in der Vorbereitung. Wer glaubt, Selbst-Ausschenken sei automatisch günstiger, rechnet meist ohne die eigene Arbeitszeit und ohne das Risiko eines Engpasses mitten im Fest.
Unsere Einschätzung: Bei privaten Feiern bis etwa 30 Gästen mit verlässlichen Helfern spricht wenig gegen Selbst-Ausschenken. Sobald Alkohol, viele Gäste und ein professioneller Anspruch zusammenkommen, wiegt ein gebuchter Service die zusätzlichen Kosten durch weniger Stress und klar geregelte Haftung meist auf.
— Mustafa
So buchen Sie Ihren Getränkeservice bei uns
Für eine stilvolle Cocktailbar wählen Sie aus unseren Cocktailbar-Paketen zwischen 50 und 200 Cocktails, abhängig von Ihrer Gästezahl. Für Hochzeiten mit vollem Thekenservice und eigener Mannschaft lohnt sich ein Blick auf unsere Thekenservice-Seite für Hochzeiten, für Schützenfeste und Dorffeste die Leistungsseite für Schützenfeste.
Unser Ablauf ist unkompliziert: Sie schicken uns eine Anfrage mit Gästezahl und Veranstaltungsart, wir erstellen ein individuelles Angebot, und nach Rückmeldung bestätigen wir den Termin.
- Cocktailbar-Pakete für kleinere bis mittlere Feiern
- Thekenservice mit eigener Mannschaft für größere Veranstaltungen
- Zusatzleistungen wie Fotoboxen oder Ambiente-Beleuchtung auf Wunsch
Wer Speisen dazu plant, findet in kalten Fingerfood-Ideen von Minnelea eine praktische Ergänzung zu unserem Getränkeangebot. Schauen Sie auf unserer Service-Übersicht vorbei und stellen Sie Ihre Anfrage für Ihren Termin.
FAQ
Was darf man ohne Konzession verkaufen?
Alkoholfreie Getränke und einfache Speisen können grundsätzlich ohne Gaststättenerlaubnis angeboten werden, solange kein Alkohol ausgeschenkt wird. Sobald alkoholische Getränke im Spiel sind, greift die Erlaubnispflicht nach dem Gaststättengesetz, auch bei privaten Feiern mit größerem Rahmen.
Wie viel kostet ein Catering für 30 Personen?
Die Kosten hängen stark von Umfang und Region ab, da es für Catering-Pauschalen keine einheitliche Marktangabe gibt. Richtwerte entstehen am besten über ein individuelles Angebot, das Getränke, Personal und Technik berücksichtigt.
Was rechnet man pro Person für Catering?
Catering-Anbieter kalkulieren meist pro Kopf, wobei Getränkeauswahl, Personalbedarf und Mindestabnahmemenge den Preis stark beeinflussen. Ein verlässlicher Wert lässt sich nur über eine individuelle Anfrage beim jeweiligen Anbieter ermitteln.
Worauf sollte ich bei der Wahl zwischen Buffet und anderen Formaten achten?
Ein Buffet verlangt durchgehende Heißhaltung warmer Speisen bei mindestens 60 Grad sowie klare Allergenkennzeichnung. Prüfen Sie vorab, wer für Nachschub, Temperaturkontrolle und Entsorgung zuständig ist, bevor Sie sich für dieses Format entscheiden.
Brauche ich eine Erlaubnis für eine private Feier mit Alkoholausschank?
Das hängt vom Umfang der Veranstaltung ab und davon, ob Getränke gegen Entgelt oder im privaten Rahmen ausgeschenkt werden. Das IHK-Merkblatt zu Gewerbevorschriften gibt einen ersten Überblick, eine individuelle Prüfung beim zuständigen Ordnungsamt ist aber ratsam.
Quellen
- § 6 GastG - Ausschank alkoholfreier Getränke
- Erlaubnispflichtiges oder erlaubnisfreies Gewerbe; worin liegen die Unterschiede?
- BVL: Speisen richtig heißhalten (Pressemitteilung 2025)